Alles was Du wissen musst

Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden?

Gemäß § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG n.F. ist in Deutschland ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, soweit in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

oder

Gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG n.F. ist unabhängig von der Mitarbeiteranzahl ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn Verarbeitungen erfolgen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DS-GVO) unterliegen, oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden.

Wenn einer dieser Bedingungen auf Euer Unternehmen zutrifft, dann muss ein Datenschutzbeauftragter für Euer Unternehmen benannt werden.

📅 Ab wann fallen Mitarbeiter in die Kategorie der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten?

Das ist eine maßgeblich Frage, die beantwortet werden muss, damit man feststellen kann, ob man als Unternehmen bereits einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss. Laut XXX fallen hierbei alle Mitarbeiter in die Gewichtung, die über ein personalisiertes E-Mail Postfach verfügen. Somit kann es auch Freelancer, Teilzeitmitarbeiter oder Praktikanten betreffen. 

Hier ein kleines Beispiel:

Datenschutzbeauftragter ab wann personalisiertes E Mail Postfach

Die Firma BullProtect GmbH stellt dem Freelancer/Praktikanten/Teilzeit-Mitarbeiter/Vollzeit-Mitarbeiter Max Mustermann ein eigenes Email-Postfach zur Verfügung, dann müsste er als Mitarbeiter der ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogen Daten beschäftigt ist, in der Zählung berücksichtigt werden. 

❓Datenschutzbeauftragter ab wann; gilt der Datenschutz vorher nicht?

Bei der Frage: „Datenschutzbeauftragter ab wann?“ , kann ein Punkt schnell außer Acht gelassen werden. Unabhängig davon, ob Ihr bereits einen Datenschutzbeauftragten für Euer Unternehmen benennen müsst oder nicht; der Datenschutz muss zu jederzeit eingehalten werden. Es handelt sich also lediglich um die Bennenung selbst die ab diesem Zeitpunkt zusätzlich zur Pflicht wird.

Habt Ihr Euch schon
mit der DSGVO beschäftigt?

📚Weitere Themen rund um den externeren Datenschutzbeauftragten

Der geeignete externe Datenschutzbeauftragte sollte Euch in allen Bereichen des Datenschutzes unterstützen. Hierbei sollte er Euch  vor allem nicht nur ein bisschen beraten, sondern Euch im Wesentlichen maßgeblich die Arbeit abnehmen, in dem er Euch hilft:

  1. Die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei sollte er Euch verschiedene Möglichkeiten aufzeigen und für komplexe Themen auch einfache Lösungen finden können.
  2. Abgesehen von den Gesprächen mit Euch (zur Einholung der notwendigen Informationen) agiert er komplett eigenständig, sodass Ihr Euren Datenschutz nahezu komplett an ihn delegieren könnt.

 

Folgende Bereiche könnten hierbei für Euch und Euren Datenschutz relevant sein:

  • Datenschutz im Außenauftritt (Webseite, Social Media, etc.)
  • Datenschutz in HR
  • Datenschutz in Marketing & Sales
  • Datenschutz in Bezug auf Eure IT-Systeme und ggf. auch eigene Apps oder Web-Applikationen
  • Auftragsverarbeitungsverträge
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
  • Bewältigung von Lieferantenaudits
  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • … und vieles mehr.

Die Überwachungsaufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielschichtig und zentral für die Integrität der Datenverarbeitung. Sie beinhalten die Kontrolle technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Innerhalb der Überwachungsfunktion analysiert der Datenschutzbeauftragte regelmäßig die Wirksamkeit installierter Sicherheitssysteme und Verfahren und berichtet über Optimierungsbedarf. Dies umfasst u.a. Zugangskontrollen, Verschlüsselung und Datensicherungsprozesse.

Darüber hinaus achtet er darauf, dass Datenschutzrichtlinien stets aktuell sind und beurteilt neue Technologien auf ihre Datenschutzkonformität. Er überprüft, ob Mitarbeiter in ausreichendem Maß hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten geschult sind.

Die prozessuale Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten schließt auch den Umgang mit Datenschutzvorfällen ein. Er stellt sicher, dass auf Vorfälle angemessen reagiert wird und dokumentiert die ergriffenen Maßnahmen zur Vorbeugung zukünftiger Verstöße.

 

Insgesamt stellt die Überwachung der Datensicherheitsmaßnahmen sicher, dass der Datenschutz im Unternehmen kein statisches Konzept ist, sondern einer ständigen Überprüfung und Anpassung unterliegt.

Die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter bildet das Fundament für eine effektive Datenschutzkultur im Unternehmen.

  • Sensibilisierung für Datenschutzprinzipien und -rechte
  • Erläuterung der Unternehmensrichtlinien und Prozessanweisungen
  • Vermittlung von Kenntnissen über die richtige Handhabung persönlicher Daten
  • Simulation von Datenschutzvorfällen zur praktischen Übung
  • Aufzeigen der rechtlichen Konsequenzen bei Datenschutzverstößen
  • Förderung des Verständnisses für die Bedeutung des Datenschutzes

Regelmäßige Updates und Auffrischungskurse garantieren, dass das Wissen aktuell bleibt und Datenschutzanforderungen routinemäßig befolgt werden.

 

Eine fundierte Schulung minimiert Risiken und stärkt das Vertrauen aller Beteiligten in die datenschutzrechtlichen Maßnahmen des Unternehmens.

Das Engagement eines externen Datenschutzbeauftragten aus bietet bedeutende Vorteile, insbesondere für mittelständische Unternehmen. Einer dieser Vorzüge ist die objektive Perspektive, die interne Betriebsblindheit verhindert und für eine unvoreingenommene Überwachung und Bewertung der Datenschutzpraktiken sorgt. Zudem verfügen externe Experten über spezialisiertes Wissen und Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten und Branchen, was eine praxisnahe und zukunftsfähige Beratung ermöglicht. Die Flexibilität im Hinblick auf die Einbindung externer Fachkräfte erlaubt Unternehmen, Ressourcen bedarfsgerecht zu skalieren, während gesetzliche Anforderungen effektiv und effizient erfüllt werden. Das reduziert Haftungsrisiken und stärkt das datenschutzrechtliche Profil des Unternehmens im Wettbewerbsumfeld.

🧑‍💻Spezialwissen und Branchenerfahrung

Ein Datenschutzbeauftragter bringt tiefgehendes Spezialwissen sowie wertvolle Branchenerfahrung mit, die für die Umsetzung von Datenschutzstandards unerlässlich sind.

  1. Juristische Expertise: Verständnis der komplexen Gesetzeslage und ihrer Anwendung auf Dein Unternehmen.
  2. Technische Kenntnisse: Fähigkeit, Risiken in Datenverarbeitungsprozessen zu identifizieren und zu minimieren.
  3. Branchenspezifische Erfahrungen: Anpassungsfähige Datenschutzstrategien, die branchentypischen Anforderungen gerecht werden.
  4. Prozessorientierung: Effizientes Datenschutzmanagement durch Verständnis unternehmensinterner Abläufe.
  5. Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Koordination mit verschiedenen Abteilungen, um einen ganzheitlichen Datenschutz zu gewährleisten.
 

Diese Expertise ist fundamental für die Entwicklung und Aufrechterhaltung eines robusten Datenschutzkonzepts. Und gleichzeitig für die Minimierung von dem hiermit verbundenen Aufwand (und manchmal auch Nerven).

Durch die Wahl des richtigen externen Datenschutzbeauftragten in kannst Du sicherstellen, dass Euer Unternehmen auf jeweils aktuelle rechtliche und technologische Entwicklungen optimal reagiert.

🪙Kosten-Nutzen-Verhältnis

Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten stellt eine wirtschaftlich vorteilhafte Entscheidung dar.

  • Reduktion von Haftungsrisiken durch professionelle Datenschutzstrategien.
  • Kostenersparnis gegenüber der Einstellung eines internen Vollzeitmitarbeiters, Teilzeitmitarbeiters oder der eigenen Zeit mit angesetztem Unternehmerlohn
  • Zugriff auf umfassende Expertise ohne langfristige Bindungen.
  • Vermeidung von Konflikten durch externe, unvoreingenommene Bewertungen.
  • Flexibilität bei der Skalierung der Datenschutzmaßnahmen entsprechend der Unternehmensentwicklung.

Der richtige externe Datenschutzbeauftragte sollte auf Abruf verfügbar sein und die Effizienz enorm verbessern.

Investitionen in externe Datenschutzdienstleistungen rechnen sich unmittelbar durch die Vermeidung potenzieller Bußgelder, Wahrnehmung von neuen Chancen und durch eingesparte Ressourcen.

Habt Ihr Euch schon
mit der DSGVO beschäftigt?

So findest Du den besten externen Datenschutzbeauftragten

Die sorgfältige Selektion eines externen Datenschutzbeauftragten verlangt systematisches Vorgehen und Kenntnis der rechtlichen sowie fachlichen Anforderungen. Sie beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse Eures Unternehmens, um die spezifischen Datenschutzaufgaben zu identifizieren, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiteren relevanten Regelwerken von Bedeutung sind. Anschließend solltet Ihr eine konsistente Marktübersicht der Dienstleister erstellen und deren Qualifikationen, Berufserfahrung sowie Referenzen überprüfen. Es empfiehlt sich, potentielle Kandidaten in einem mehrstufigen Auswahlverfahren zu bewerten, das neben fachlichen Aspekten auch einen Wertekatalog mit einbezieht, der zu Eurer Unternehmenskultur passt. Letztlich führt ein transparenter Entscheidungsprozess mit klar definierten Auswahlkriterien zu einer fundierten Entscheidung, die die Datenschutzbelange Eures Unternehmens nachhaltig sichert.

… Das könntest Du jetzt tun, oder wir verraten Dir 4 einfache Kriterien, durch die Du noch heute den passenden Datenschutzbeauftragten finden kannst:

✅Die 4 Kriterien zur Wahl des externen Datenschutzbeauftragten

ExternerDatenschutzbeauftragterKnowHow

1. Know How

Der erste zu beachtende Faktor eines externen Datenschutzbeauftragten ist das Wissen, welche Maßnahmen tatsächlich durchzuführen sind und wie man am besten hierbei vorgeht. Und was hierbei nur eine ganz nette Kür darstellt, die gesetzlich aber nicht notwendig ist.

ExternerDatenschutzbeauftragterUmsetzungskompetenz

2. Service

Einen guten Service erkennst Du an der Antwort auf die folgenden Fragen:

  • Habe ich einen direkten Ansprechpartner? (…oder gibt es nur einen Softwarezugang oder den Verweis auf ein Info-Postfach)
  • Kann ich den externen Datenschutzbeauftragten direkt und unkompliziert erreichen?
  • Wie lange braucht dieser, um mir Rückmeldung zu geben und mich bei akuten Themen zu unterstützen?
ExternerDatenschutzbeauftragterPreis

3. Umsetzungskompetenz

Ein reines Besprechen von Themen hat noch kein Unternehmen in die Datenschutz-Sicherheit gebracht. Dies gelingt nur dann, wenn die notwendigen Maßnahmen auch umgesetzt werden. Und dies vor allem pragmatisch und auch am besten so, dass Du hierbei möglichst wenig eigenen zeitlichen Aufwand hast.

ExternerDatenschutzbeauftragterService

4. Preis-Leistungs-Verhältnis

Immer wieder ein Ärgernis: Man bezahlt, erhält aber nichts oder nur unverhältnismäßig wenig zurück. Daher solltest Du mit dem klaren Bewusstsein suchen: Wollt Ihr nur einen externen Datenschutzbeauftragten, der in Eurer Datenschutzerklärung steht und sonst nichts tut oder wollt Ihr einen Datenschutzbeauftragten, der Euch auch tatsächlich effektiv unterstützt in Eurem Datenschutz-Management und auf dem Weg zur Compliance Eures Unternehmens.

🗞️Report: Der externe Datenschutzbeauftragter - Darauf musst Du achten

Nun hast Du bereits einen Einblick bekommen was relevante Faktoren für die Wahl des geeigneten DSB für Euer Unternehmen darstellen; auch die Frage „Datenschutzbeauftragter ab wann?“ sollte geklärt sein.  Sieh es als kleinen Vorgeschmack, die aus unserer Erfahrung im Markt gewachsen ist. Es gibt jedoch einen noch tieferen Einblick. Wenn Du diesen noch tieferen Einblick erhalten willst, haben wir einen Report für Dich herausgearbeitet, der auch noch die letzten offenen Fragen und Unklarheiten klärt.

Externer Datenschutzbeauftragter DSB
BullProtect Datenschutz Externer Experte 1

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Datenschutzbeauftragter ab wann gesetzliche Pflicht?

Über BullProtect: Der externe Datenschutzbeauftragte

Jeremias und Patrick Vaillant

BullProtect ist der Partner für Datenschutzdienstleistungen in Deutschland, geleitet von Patrick Vaillant hilft BullProtect seinen Kunden auf einfache und pragmatische Weise datenschutzsicher zu werden und neue Chancen wahrzunehmen. Die Expertise von BullProtect liegt in fundierten IT-Kenntnissen, wodurch sich das Team zunächst auf Unternehmen aus der IT- und Softwarebranche spezialisiert hat. Im Laufe der Zeit erweiterte sich der Kundenkreis, da die Anforderungen im Bereich der digitalen Datenverarbeitung alle Branchen zunehmend durchdringen und das praktische IT-Know-how und Verständnis von BullProtect zunehmend gefragter wird.

Der Fokus bei BullProtect in der Zusammenarbeit liegt auf pragmatischen Lösungen. Doch was bedeutet das? Primär werden zunächst die Themen anvisiert, die den größten Impact auf das Tagesgeschäft haben. Das kann viele Formen annehmen. Von tatsächlicher Entlastung von Geschäftsführung und Mitarbeitern, bis hin zur Gewinnung von Kunden für unsere Kunden durch entscheidende Unterstützung (z.B. Lieferantaudits, kurzfristige Etablierung von geforderten Maßnahmen, Abstimmungen mit DSBs der Gegenseite, Vertragsverhandlungen, …).

📑Sechsfach zertifiziert

BullProtect Expertise

Durch fundierte IT-Kenntnisse hat die Spezialisierung frühzeitig auf IT-, Prozess- und Datenanalysen begonnen. Dabei wurden die ISACA-Zertifizierungen zum Cyber Security Practitioner (CSP) und zum Certified Information Systems Auditor (CISA) erlangt.

Die Motivation zur Erlangung umfassender Beratungskompetenz in den eng verknüpften Bereichen Informationssysteme, rechtliche Grundlagen und Daten resultierte aus umfangreichen Erfahrungen in Mandanten-, Kunden- und Projektumfeldern. In diesem Kontext wurden zusätzliche Aus- und Weiterbildungen absolviert, darunter die TÜV-Zertifizierungen zum Datenschutzbeauftragten (DSB), zum Datenschutzauditor (DSA), zum Compliance Officer (CO) sowie zum Information Security Officer (ISO) gemäß der ISO/IEC 27000-Reihe.

🌟Kundenstimmen

„Ich kann einfach nur sagen die Kompetenz und die Zusammenarbeit ist der Hammer. So eine Bandbreite an Wissen haben wir selten gesehen, normalerweise ging den Datenschützern, die mit uns zusammenarbeiten die Puste aus. Auch die Datenschutzschulung war richtig geil und hat alle aus dem Team abgeholt. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!!!“

-Michael Bischof

5/5

„Ich freue mich, dass wir mit BullProtect nicht nur eine absolute Koryphäe, sondern vor allem einen Begleiter und „Treiber“ für unsere Datenschutz-Themen gefunden haben, der dies mit absoluter Hingabe, Begeisterung und Freude tut!“

-Holger Weser

5/5

„Jeremias Vaillant hat uns schnell und hochwertig beraten. Er hat erstklassige Hilfestellung bei allen Fragen rund um DSGVO-Konformität geleistet. Hervorzuheben ist Kundenservice und Freundlichkeit. Kann ich jedem nur empfehlen. Gerade als junges Unternehmen sind wir auf Partner angewiesen, die unkompliziert und ganzheitlich beraten können. Top!“

-Birgit Fischer

5/5

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Es gibt zwei Möglichkeiten wie Du mit uns in Kontakt treten kannst. Entweder Du buchst Dir ein kostenloses Beratungsgespräch im Kalender von einem unserer Geschäftsführer, Jeremias Vaillant, oder Du fragst unverbindlich ein Angebot an. Unsere Empfehlung ist das kostenlose Kennlerngespräch zu wählen, da wir hierbei schon einen ersten Einblick in Euer Unternehmen erlangen können und Du ein Gefühl dafür bekommst, ob wir der richtige Partner für Euch sind. Gerne kannst Du aber auch einfach nur ein unverbindliches Angebot anfragen.

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Externer Datenschutzbeauftragter Jeremias BullProtect

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