Datenschutzbeauftragter:
Gesetzliche Pflicht ab wann?
Erfahre ab wann ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss und verschaffe Dir einen Überblick (möglichst objektiv)
Alles was Du wissen musst
Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden?
Gemäß § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG n.F. ist in Deutschland ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, soweit in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
oder
Gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG n.F. ist unabhängig von der Mitarbeiteranzahl ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn Verarbeitungen erfolgen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DS-GVO) unterliegen, oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden.
Wenn einer dieser Bedingungen auf Euer Unternehmen zutrifft, dann muss ein Datenschutzbeauftragter für Euer Unternehmen benannt werden.
📅 Ab wann fallen Mitarbeiter in die Kategorie der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten?
Das ist eine maßgeblich Frage, die beantwortet werden muss, damit man feststellen kann, ob man als Unternehmen bereits einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss. Nach einer Meinung fallen hierbei alle Mitarbeiter in die Gewichtung, die über ein personalisiertes E-Mail Postfach verfügen. Somit kann es auch Freelancer, Teilzeitmitarbeiter oder Praktikanten betreffen.
Hier ein kleines Beispiel:
Die Firma BullProtect GmbH stellt dem Freelancer/Praktikanten/Teilzeit-Mitarbeiter/Vollzeit-Mitarbeiter Max Mustermann ein eigenes Email-Postfach zur Verfügung, dann müsste er als Mitarbeiter der ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogen Daten beschäftigt ist, in der Zählung berücksichtigt werden.
❓Datenschutzbeauftragter ab wann; gilt der Datenschutz vorher nicht?
Bei der Frage: „Datenschutzbeauftragter ab wann?“ , kann ein Punkt schnell außer Acht gelassen werden. Unabhängig davon, ob Ihr bereits einen Datenschutzbeauftragten für Euer Unternehmen benennen müsst oder nicht; der Datenschutz muss zu jederzeit eingehalten werden. Es handelt sich also lediglich um die Bennenung selbst die ab diesem Zeitpunkt zusätzlich zur Pflicht wird.
📚Weitere Themen rund um den externeren Datenschutzbeauftragten
Die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter ist entscheidend für die Etablierung einer effektiven Datenschutzkultur im Unternehmen.
– Sensibilisierung für Datenschutzprinzipien und -rechte
– Erklärung der Unternehmensrichtlinien und Prozessanweisungen
– Vermittlung von Wissen über den korrekten Umgang mit persönlichen Daten
– Durchführung von praktischen Übungen durch Simulation von Datenschutzvorfällen
– Verdeutlichung der rechtlichen Konsequenzen bei Datenschutzverstößen
– Förderung des Verständnisses für die Bedeutung des Datenschutzes
Regelmäßige Updates und Auffrischungskurse stellen sicher, dass das Wissen stets aktuell ist und Datenschutzanforderungen routinemäßig eingehalten werden.
Eine fundierte Schulung reduziert Risiken und stärkt das Vertrauen aller Beteiligten in die datenschutzrechtlichen Maßnahmen des Unternehmens.
Ein kompetenter externer Datenschutzbeauftragter sollte Euch in allen Belangen des Datenschutzes umfassend unterstützen. Dabei sollte er nicht nur gelegentliche Ratschläge geben, sondern Euch maßgeblich entlasten, indem er Euch hilft:
1. Er sollte nach den notwendigen Gesprächen zur Informationsgewinnung eigenständig agieren, sodass Ihr den Großteil des Datenschutzmanagements an ihn abgeben könnt.
2. Die richtigen Entscheidungen zu treffen, indem er verschiedene Möglichkeiten aufzeigt und für komplexe Themen einfache Lösungen findet.
Folgende Bereiche könnten dabei für Euch und Euren Datenschutz von Bedeutung sein:
- Datenschutz im Außenauftritt (Webseite, Social Media, etc.)
- Datenschutz im Personalwesen (HR)
- Datenschutz im Marketing und Vertrieb
- Datenschutz bezüglich Eurer IT-Systeme sowie eigener Apps oder Web-Anwendungen
- Auftragsverarbeitungsverträge
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Durchführung von Lieferantenaudits
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- … und vieles mehr.
Das Hinzuziehen eines externen Datenschutzbeauftragten bringt zahlreiche Vorteile mit sich, vor allem für mittelständische Unternehmen. Einer der Hauptvorteile ist die objektive Sichtweise, die interne Blindheit verhindert und eine unparteiische Überwachung und Bewertung der Datenschutzverfahren ermöglicht. Externe Experten verfügen über fundiertes Fachwissen und umfangreiche Erfahrungen aus verschiedenen Projekten und Branchen, was eine praxisorientierte und zukunftssichere Beratung sicherstellt. Die flexible Einbindung externer Fachkräfte erlaubt es Unternehmen, ihre Ressourcen effizient zu nutzen und die gesetzlichen Anforderungen effektiv zu erfüllen. Dadurch werden Haftungsrisiken minimiert und das datenschutzrechtliche Profil des Unternehmens im Wettbewerb gestärkt.
Die Überwachungsaufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielseitig und entscheidend für die Integrität der Datenverarbeitung. Diese Aufgaben umfassen die Kontrolle technischer und organisatorischer Maßnahmen.
In seiner Überwachungsrolle analysiert der Datenschutzbeauftragte regelmäßig die Wirksamkeit der implementierten Sicherheitssysteme und Verfahren und berichtet über Verbesserungsmöglichkeiten. Dazu gehören unter anderem die Überprüfung von Zugangskontrollen, Verschlüsselungsverfahren und Datensicherungsprozessen.
Zudem stellt der Datenschutzbeauftragte sicher, dass Datenschutzrichtlinien stets aktuell sind und bewertet neue Technologien hinsichtlich ihrer Datenschutzkonformität. Er überprüft, ob die Mitarbeiter ausreichend im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult sind.
Die prozessuale Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten beinhaltet auch den Umgang mit Datenschutzvorfällen. Er stellt sicher, dass auf Vorfälle angemessen reagiert wird und dokumentiert die Maßnahmen zur Verhinderung zukünftiger Verstöße.
Insgesamt sorgt die Überwachung der Datensicherheitsmaßnahmen dafür, dass Datenschutz im Unternehmen kein statisches Konzept ist, sondern einer ständigen Überprüfung und Anpassung unterliegt.
🧑💻Expertenwissen und Erfahrung in der Branche
Ein Datenschutzbeauftragter besitzt fundiertes Spezialwissen und wertvolle Branchenerfahrung, die für die Einhaltung von Datenschutzstandards unerlässlich sind.
- Juristische Fachkenntnisse: Verständnis der komplexen gesetzlichen Rahmenbedingungen und deren Anwendung auf Euer Unternehmen.
- Technische Fähigkeiten: Kompetenz, Risiken in Datenverarbeitungsprozessen zu erkennen und zu minimieren.
- Erfahrung in der Branche: Anpassungsfähige Datenschutzstrategien, die auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten sind.
- Prozessorientierung: Effizientes Management des Datenschutzes durch Kenntnis der internen Abläufe des Unternehmens.
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um einen umfassenden Datenschutz zu gewährleisten.
Diese Expertise ist entscheidend für die Entwicklung und Aufrechterhaltung eines effektiven Datenschutzkonzepts und trägt zur Minimierung des damit verbundenen Aufwands und Stresses bei.
Die Wahl des richtigen externen Datenschutzbeauftragten gewährleistet, dass Ihr Unternehmen optimal auf aktuelle rechtliche und technologische Veränderungen reagieren kann.
🪙Wirtschaftlichkeit eines Datenschutzbeauftragten
inen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren, kann sich als ökonomisch vorteilhaft erweisen und ist besonders relevant bei der Frage: „Welche Kosten entstehen durch externe Datenschutzbeauftragte?“ Zu den wesentlichen Vorteilen gehören:
- Minimierung von Haftungsrisiken durch professionelle Datenschutzmaßnahmen.
- Kostenersparnis im Vergleich zur Anstellung eines internen Datenschutzbeauftragten oder durch den Einsatz eigener Zeit mit kalkuliertem Unternehmerlohn.
- Zugang zu umfangreichem Fachwissen ohne langfristige Verpflichtungen.
- Vermeidung von Interessenkonflikten dank neutraler, externer Bewertungen.
- Flexibilität bei der Anpassung der Datenschutzmaßnahmen an die Unternehmensentwicklung.
- Ein qualifizierter externer Datenschutzbeauftragter sollte stets abrufbereit sein und die Effizienz des Unternehmens signifikant erhöhen.
Investitionen in externe Datenschutzleistungen zahlen sich sofort aus durch die Vermeidung potenzieller Bußgelder, das Ergreifen neuer Chancen und die Einsparung von Ressourcen.
So findest Du den besten externen Datenschutzbeauftragten
Die sorgfältige Selektion eines externen Datenschutzbeauftragten verlangt systematisches Vorgehen und Kenntnis der rechtlichen sowie fachlichen Anforderungen. Sie beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse Eures Unternehmens, um die spezifischen Datenschutzaufgaben zu identifizieren, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiteren relevanten Regelwerken von Bedeutung sind. Anschließend solltet Ihr eine konsistente Marktübersicht der Dienstleister erstellen und deren Qualifikationen, Berufserfahrung sowie Referenzen überprüfen. Es empfiehlt sich, potentielle Kandidaten in einem mehrstufigen Auswahlverfahren zu bewerten, das neben fachlichen Aspekten auch einen Wertekatalog mit einbezieht, der zu Eurer Unternehmenskultur passt. Letztlich führt ein transparenter Entscheidungsprozess mit klar definierten Auswahlkriterien zu einer fundierten Entscheidung, die die Datenschutzbelange Eures Unternehmens nachhaltig sichert.
… Das könntest Du jetzt tun, oder wir verraten Dir 4 einfache Kriterien, durch die Du noch heute den passenden Datenschutzbeauftragten finden kannst:
✅Die 4 Kriterien zur Wahl des externen Datenschutzbeauftragten
1. Know How
Der erste zu beachtende Faktor eines externen Datenschutzbeauftragten ist das Wissen, welche Maßnahmen tatsächlich durchzuführen sind und wie man am besten hierbei vorgeht. Und was hierbei nur eine ganz nette Kür darstellt, die gesetzlich aber nicht notwendig ist.
2. Service
Einen guten Service erkennst Du an der Antwort auf die folgenden Fragen:
- Habe ich einen direkten Ansprechpartner? (…oder gibt es nur einen Softwarezugang oder den Verweis auf ein Info-Postfach)
- Kann ich den externen Datenschutzbeauftragten direkt und unkompliziert erreichen?
- Wie lange braucht dieser, um mir Rückmeldung zu geben und mich bei akuten Themen zu unterstützen?
3. Umsetzungskompetenz
Ein reines Besprechen von Themen hat noch kein Unternehmen in die Datenschutz-Sicherheit gebracht. Dies gelingt nur dann, wenn die notwendigen Maßnahmen auch umgesetzt werden. Und dies vor allem pragmatisch und auch am besten so, dass Du hierbei möglichst wenig eigenen zeitlichen Aufwand hast.
4. Preis-Leistungs-Verhältnis
Immer wieder ein Ärgernis: Man bezahlt, erhält aber nichts oder nur unverhältnismäßig wenig zurück. Daher solltest Du mit dem klaren Bewusstsein suchen: Wollt Ihr nur einen externen Datenschutzbeauftragten, der in Eurer Datenschutzerklärung steht und sonst nichts tut oder wollt Ihr einen Datenschutzbeauftragten, der Euch auch tatsächlich effektiv unterstützt in Eurem Datenschutz-Management und auf dem Weg zur Compliance Eures Unternehmens.
🗞️Report: Der externe Datenschutzbeauftragter - Darauf musst Du achten
Nun hast Du bereits einen Einblick bekommen was relevante Faktoren für die Wahl des geeigneten DSB für Euer Unternehmen darstellen; auch die Frage „Datenschutzbeauftragter ab wann?“ sollte geklärt sein. Sieh es als kleinen Vorgeschmack, die aus unserer Erfahrung im Markt gewachsen ist. Es gibt jedoch einen noch tieferen Einblick. Wenn Du diesen noch tieferen Einblick erhalten willst, haben wir einen Report für Dich herausgearbeitet, der auch noch die letzten offenen Fragen und Unklarheiten klärt.
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Datenschutzbeauftragter ab wann gesetzliche Pflicht?
Über BullProtect: Der externe Datenschutzbeauftragte
BullProtect ist der Partner für Datenschutzdienstleistungen in Deutschland, geleitet von Patrick Vaillant hilft BullProtect seinen Kunden auf einfache und pragmatische Weise datenschutzsicher zu werden und neue Chancen wahrzunehmen. Die Expertise von BullProtect liegt in fundierten IT-Kenntnissen, wodurch sich das Team zunächst auf Unternehmen aus der IT- und Softwarebranche spezialisiert hat. Im Laufe der Zeit erweiterte sich der Kundenkreis, da die Anforderungen im Bereich der digitalen Datenverarbeitung alle Branchen zunehmend durchdringen und das praktische IT-Know-how und Verständnis von BullProtect zunehmend gefragter wird.
Der Fokus bei BullProtect in der Zusammenarbeit liegt auf pragmatischen Lösungen. Doch was bedeutet das? Primär werden zunächst die Themen anvisiert, die den größten Impact auf das Tagesgeschäft haben. Das kann viele Formen annehmen. Von tatsächlicher Entlastung von Geschäftsführung und Mitarbeitern, bis hin zur Gewinnung von Kunden für unsere Kunden durch entscheidende Unterstützung (z.B. Lieferantaudits, kurzfristige Etablierung von geforderten Maßnahmen, Abstimmungen mit DSBs der Gegenseite, Vertragsverhandlungen, …).
- Wir setzen vor allem um, während andere nur beraten.
- Wir finden Lösungen, während andere nur Hürden vorfinden.
- Wir sind jederzeit persönlich erreichbar, während man bei vielen anderen wochenlang vergeblich auf Rückmeldung wartet.
📑Sechsfach zertifiziert
Durch fundierte IT-Kenntnisse hat die Spezialisierung frühzeitig auf IT-, Prozess- und Datenanalysen begonnen. Dabei wurden die ISACA-Zertifizierungen zum Cyber Security Practitioner (CSP) und zum Certified Information Systems Auditor (CISA) erlangt.
Die Motivation zur Erlangung umfassender Beratungskompetenz in den eng verknüpften Bereichen Informationssysteme, rechtliche Grundlagen und Daten resultierte aus umfangreichen Erfahrungen in Mandanten-, Kunden- und Projektumfeldern. In diesem Kontext wurden zusätzliche Aus- und Weiterbildungen absolviert, darunter die TÜV-Zertifizierungen zum Datenschutzbeauftragten (DSB), zum Datenschutzauditor (DSA), zum Compliance Officer (CO) sowie zum Information Security Officer (ISO) gemäß der ISO/IEC 27000-Reihe.
🌟Kundenstimmen
„Ich kann einfach nur sagen die Kompetenz und die Zusammenarbeit ist der Hammer. So eine Bandbreite an Wissen haben wir selten gesehen, normalerweise ging den Datenschützern, die mit uns zusammenarbeiten die Puste aus. Auch die Datenschutzschulung war richtig geil und hat alle aus dem Team abgeholt. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!!!“
-Michael Bischof
„Ich freue mich, dass wir mit BullProtect nicht nur eine absolute Koryphäe, sondern vor allem einen Begleiter und „Treiber“ für unsere Datenschutz-Themen gefunden haben, der dies mit absoluter Hingabe, Begeisterung und Freude tut!“
-Holger Weser
„Jeremias Vaillant hat uns schnell und hochwertig beraten. Er hat erstklassige Hilfestellung bei allen Fragen rund um DSGVO-Konformität geleistet. Hervorzuheben ist Kundenservice und Freundlichkeit. Kann ich jedem nur empfehlen. Gerade als junges Unternehmen sind wir auf Partner angewiesen, die unkompliziert und ganzheitlich beraten können. Top!“
-Birgit Fischer
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Es gibt zwei Möglichkeiten wie Du mit uns in Kontakt treten kannst. Entweder Du buchst Dir ein kostenloses Beratungsgespräch im Kalender von einem unserer Geschäftsführer, Jeremias Vaillant, oder Du fragst unverbindlich ein Angebot an. Unsere Empfehlung ist das kostenlose Kennlerngespräch zu wählen, da wir hierbei schon einen ersten Einblick in Euer Unternehmen erlangen können und Du ein Gefühl dafür bekommst, ob wir der richtige Partner für Euch sind. Gerne kannst Du aber auch einfach nur ein unverbindliches Angebot anfragen.
